一、背景

涉密文件管理中存在的技术难点：

1．内部涉密文件被非法带出单位

2．内部工作人员有意或无意将涉密文件带出单位，无法及时发现，导致泄密，无法追查泄密渠道，无法确定责任人。

3．领用出去文件无法追踪管理

4．领用出去的涉密文件无法追踪管理，无法一一对应回收、销毁，往往出现露件、替换件现象。

5．文件查找难

6．文件堆中手工寻找某一份文件是非常耗时的。管理员通过印在文件箱上号码搜索文件，而文件可能会放置在错误的文件箱里，或已被他人取走，这又增加了搜索的难度。

二、解决方案

　　深圳众久科技针对文件管理中的以上难题，提出运用RFID技术，建立文件管理系统解决方案，可以大大改进管理方式、提高工作效率，保障文件资料安全。无线射频（RFID）技术为核心的文件管理系统，是在被管理文件上加帖特定的RFID电子标签。通过RFID电子标签的微小芯片和天线，可以方便地跟踪和记录文件在流动过程中间的每一个地点。例如文件经过不同的办公室或者检查点时。都会得到记录，而且在任何一台内部授权管理终端上面可以实时清楚看到，可以很方便知道文件目前的位置，存放的地点，确认文件的取出或者存入。

　　当此文件经过监管出入口或通道检查点的时候，会被出入口的RFID阅读器发现，管理系统可自动记录文件通过时间，如果该文件是非法带出，系统会自动发出相应的报警，同发短信息给相关的管理人员。

　　RFID文件管理系统可以同时读取一叠文件，可以批量处理多个文件。当工作要取某个文件时，采用读写器读取文件的 RFID标签及工作人员配戴的工作证ID号，保证文件领取的正确性。

　　这个系统提供标准的数据接口，可以与现有的文件管理系统整合在一起。最大程度的增强现有文件管理系统的功能和安全性。

三、系统工作流程

　　系统工作步骤

　　1、文件上贴RFID电子标签；

　　2、将贴上RFID电子标签的文件信息写入RFID电子标签，及上传到管理系统中心数据库；

　　3、经系统授权许可的文件方可带出规定的存放位置；

　　4、未授权的文件带出，系统将发出系统提示（短信通知、声光报警）；

　　5、快速寻找和查阅文件、盘点文件